落實手冊,透過培訓輔導
1.透過培訓輔導。
不論是新建立的手冊還是修改調整手冊,手冊完成之后必須透過培訓來落實。不過因為每個企業的性質不同、工作時間不同、培訓制度不同,所以落實培訓的方法就不一樣,一般來說有二種方式,其一是集中式培訓,集中在課堂培訓,這種方式主要是熟悉內容文本,另一種是現場培訓,親自仿真實習操作。此外若是新修改的手冊,又必須顧慮到營業不得中斷,也有透過督導員現場培訓的。
2.建立回饋提案制度。
為了讓作業手冊隨時保持較新鮮,手冊公布時一并公布回饋提案制度,可以讓手冊容定期更新、回饋提案制度的設計在于能鼓勵同仁對作業手冊中不妥的內容或更好的建議,能隨時以提案的方式回饋給主辦單位、制度中并能對提出意見而被采納的同仁給予獎勵,如此才能使制度得到同仁的支持而達到預期的感覺。為了方便抽換修訂后的資料,故作業手冊應采活頁式裝訂,并嚴格要求抽換后舊版本一概繳回公司銷毀,以避免有的單位未確實抽換而沿用舊法,造成不同門店或單位作業流程有所差異,只有日積月累的不斷修訂,才能制作出實用的作業手冊。
3.落實內部督導及稽核。
作業手冊書面化后,并不算大功告成,因為要發揮手冊的結果,重點在于現場的落實。要將作業手冊確實執行,除了作業手冊必需得到所有人員的認同外,必須配合新的作業手冊為作業的規范。督導人員必須依據手冊來執行稽核,而稽核制度的檢查表,可以附件方式附在作業手冊后,讓作業手冊使用人員能清楚明白稽核的標準,相信經過一段時間的實行之后,新的作業手冊就能成為所有人員共同的習慣。
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